Permita que seus clientes aceitem termos e assinem contratos com segurança e autenticação, em apenas alguns cliques.

Requisitos

Para utilizar a funcionalidade, considere os seguintes pontos:

• A funcionalidade está disponível apenas para os canais e-mail ou SMS certificado;
• É necessário o ter o Webhook devidamente configurado. Os eventos gerados pelo Webhook podem ser: Delivered, Error, Open, Accepted e Expired;
• O Aceite digital será refletido no seu faturamento ao ser concluído pelo cliente.

Configurar o aceite no fluxo

O processo é feito no fluxo da automação e consiste em cinco etapas. Confira a seguir.

Etapa 1: Documento

Com uma automação criada:

1. Clique no ícone + e selecione a interação Adicionar documento;

2. Selecione o documento que deseja enviar para assinatura e clique em Avançar;

3. Depois, selecione a opção Sim e clique em Adicionar documento para configurar o Aceite digital.

Etapa 2: Segurança

Selecione a forma de autenticação do documento. Durante o processo de configuração do aceite digital através da ferramenta, para garantir a segurança no acesso ao documento digital, você pode utilizar a autenticação por:

• Senha e token
• Somente senha
• Somente token

Autenticação por Senha e Token

A utilização da autenticação por senha e token oferece uma camada adicional de segurança, pois requer tanto o conhecimento da senha quanto a posse física do dispositivo móvel para receber o token. Isso ajuda a garantir que apenas o cliente autorizado possa acessar e assinar o documento digital.

Autenticação por senha

A utilização da autenticação por senha é uma forma simples e eficaz de garantir a segurança no acesso ao documento digital. Lembre-se de orientar sobre a importância de escolher uma senha forte e segura, que não seja facilmente descoberta por outras pessoas. Caso deseje uma camada adicional de segurança, você pode optar por utilizar outras formas de autenticação, como a autenticação por token ou certificado digital.

Autenticação por token

A utilização da autenticação somente por token requer a posse física do dispositivo móvel para receber o token. Isso ajuda a garantir que apenas o destinatário autorizado possa acessar e assinar o documento digital. Lembre-se de informar ao destinatário sobre essa forma de autenticação e fornecer as instruções necessárias para que ele possa realizar o processo de maneira adequada. Além disso, é importante garantir que o dispositivo móvel do destinatário esteja sempre seguro e protegido contra acessos não autorizados.

Selecione a forma de autenticação do aceite e clique em Avançar para continuar na etapa Configurações.

Etapa 3: Configurações

Especifique a data limite para que o destinatário finalize o aceite digital. O prazo é contado a partir do momento em que o documento for enviado:

1. Defina o prazo em dias, horas e/ou minutos. É obrigatório cadastrar ao menos 1 minuto como tempo de data limite;
2. Clique em Avançar para continuar na etapa Mensagem.

⚠️ Atenção: A validação do documento está relacionada ao prazo de expiração estabelecido. Se um documento for assinado antes do prazo, a validação ocorre imediatamente durante a assinatura. Caso contrário, a validação ocorre apenas na data de expiração inserida.

Etapa 4: Mensagem

Após configurar aceite digital, é possível personalizar parte da mensagem de envio do E-mail e/ou SMS enviado ao destinatário.

O Zenvia Docs utiliza um padrão de e-mail que inclui um botão direto para o documento, simplificando o acesso do destinatário. Além disso, permite personalizar o corpo do e-mail conforme as necessidades específicas de cada comunicação.

1. Selecione o canal e o Remetente certificado responsável por enviar a mensagem aos destinatários;

2. Personalize o corpo da mensagem:

1. E-mail: Escreva o assunto (campo obrigatório) e a mensagem, podendo utilizar variáveis e formatar o texto com emoji;
2. SMS: Escreva o texto de envio, podendo utilizar variáveis.

⚠️ Atenção: Se o método de autenticação incluir senha, é necessário inserir a informação sobre a senha no corpo do texto usando a variável correspondente.

O corpo das comunicações pode ser formatado livremente. Para inserir as variáveis, basta clicar no botão , abaixo do campo de texto.

3. Clique em Avançar para continuar na etapa Lembretes.

Etapa 5: Lembretes

1. Selecione o(s) canal(is) de comunicação para enviar o documento para assinatura;

2. Marque a(s) caixa(s) de seleção para configurar lembretes adicionais. São mensagens automáticas enviadas pelo canal selecionado.

1. Se um canal for selecionado, configure a quantidade de lembretes que serão enviados e a frequência em dias (limitada a três dias) de intervalo para o envio do lembrete, logo abaixo do canal selecionado. O texto dos lembretes é padronizado.

3. Clique em Adicionar assinatura.

⚠️ Atenção: O recurso "Não perturbe” não se aplica aos lembretes.

Ao final dessas etapas, você é direcionado para a automação exibindo um resumo do que foi configurado:

• Nome do documento selecionado;
• Tipo de autenticação;
• Canal de envio;
• Dados do lembrete, contendo o período e os canais escolhidos;
• Configuração da data limite para assinatura.

Interação após aceite

Configurada a mensagem de envio do documento como aceite digital, escolha o evento relacionado ao documento, ou seja, qual será a próxima ação que acontecerá quando o documento for ou não assinado. Para isso:

1. Clique no ícone + e selecione a interação Documento assinado;

2. No caminho do SIM, isso quer dizer, caminho dos destinatários que assinaram o documento, inclua uma comunicação para que seja enviado o laudo do aceite para o cliente;

3. Já no caminho do NÃO, ou seja, dos destinatários que não assinaram o documento, inclua uma mensagem para avisar que o documento não foi assinado. Se o prazo programado durante a configuração da assinatura digital expirar e o documento não for assinado, o fluxo continua no caminho do NÃO e não é possível reverter a ação.

⚠️ Atenção: A data limite para a assinatura define o tempo de espera da automação e não pode ser alterada se a etapa anterior do processo for o aceite digital. Isso significa que o prazo estabelecido para a assinatura determina o tempo que a automação aguardará antes de avançar para a próxima etapa.

Como funciona para o seu cliente?

O processo acontece em quatro etapas:

1. Acesso: o cliente receberá a mensagem com um link exclusivo para acesso ao documento, protegido por senha gerada pelo Zenvia Docs, seguindo as especificações do seu negócio;

2. Autenticação: após a validação da senha, o cliente escolhe receber um token via e-mail ou SMS para confirmar sua identidade;

3. Aceite: após a validação do token, o cliente aceita os termos do documento clicando no botão “Estou de acordo com os termos deste contrato”. O clique no botão de aceite pode ser monitorado, criando a possibilidade de enviar lembretes a clientes que abriram o documento, mas não completaram o processo.

4. Finalização: após o aceite, o cliente recebe a proposta com os laudos no canal em que recebeu o link de acesso.

💡 Dica: As versões finais dos documentos com a página complementar do laudo gerado pelo aceite digital ficam disponíveis para download no perfil do cliente.