Como gerar um arquivo CSV com as conversas que você está vendo na Gestão de contatos comerciais, acompanhar o andamento e baixar o resultado.
Quem pode fazer
Quem tem acesso à tela Gestão de contatos comerciais, no menu Contatos. Pelo que levantamos do sistema, a exportação não exige um perfil específico: quem usa a tela pode pedir, acompanhar e baixar.
Regras levantadas do sistema
As regras desta página foram levantadas do sistema e ainda não foram confirmadas com uma gravação real.
O que é
A exportação gera um arquivo CSV com as conversas da Gestão de contatos comerciais. Ela não é instantânea: ao clicar em Exportar dados, o pedido entra numa fila, é processado e só depois o arquivo fica pronto para baixar no painel Exportações.
O conteúdo do arquivo segue os filtros que estão ativos na tela no momento do pedido, como o período, o grupo e a busca por contato.
Os estados de uma exportação. Só em Concluído o arquivo pode ser baixado.
Passo a passo
Pedir a exportação
Parte da tela Gestão de contatos comerciais, em Contatos. A exportação leva o que a lista está filtrando.
- Defina o que deve entrar no arquivo: escolha o período (por exemplo, Últimos 30 dias) e, se quiser, os filtros de grupo, agente ou estado.
- No alto da página, clique em Exportar dados.
- A tela mostra o aviso Processo de exportação iniciado, acompanhe o processo clicando no botão ao lado. A exportação já saiu, sem janela de confirmação. Para acompanhar, clique em Ver exportação.
Pedir a exportação. Dos filtros ativos até o aviso de que a exportação começou.
Acompanhar e baixar o arquivo
Parte da tela Gestão de contatos comerciais. O painel mostra as exportações da sua organização, as mais recentes primeiro.
- No alto da página, clique em Ver exportações. Se acabou de pedir, o botão Ver exportação do aviso abre o mesmo painel.
- No painel Exportações, leia o aviso: os arquivos ficam disponíveis por 15 dias; depois disso, é preciso pedir de novo.
- Clique em Atualizar para ver o andamento. A tela mostra a data e a hora da última atualização. O campo Período filtra a lista.
- Em cada cartão, confira o nome do arquivo (conversas seguido da data e da hora do pedido), quem pediu, a data e o estado: Pendente, Processando, Concluído ou Erro.
- Com o estado Concluído, clique em Baixar arquivo.
Acompanhar e baixar. Do botão Ver exportações até o botão Baixar arquivo de uma exportação Concluída.
O que acontece
O que entra no arquivo
- A exportação precisa de um recorte. Vale um filtro predefinido (um dos cartões de indicadores) ou um período, que pode ser um dos atalhos (Hoje a Desde o início) ou datas personalizadas. Sem isso, a tela não exporta.
- O período olha a última atualização da conversa, não a data em que ela começou. O último dia escolhido entra inteiro.
- O período usa o fuso do seu pedido. Sem fuso informado, vale o horário de Brasília. As datas do arquivo saem nesse mesmo fuso.
- Filtro predefinido substitui o resto. Ao exportar com um cartão de indicador ativo, período, estado, origem, motivo de fechamento e pendências são ignorados. Continuam valendo o grupo, o agente e os filtros de contato.
- Os filtros de contato se somam com “ou”. A busca por nome ou telefone e os filtros de endereço e etiqueta trazem conversas que atendam qualquer um deles. Combinar cidade e etiqueta, por exemplo, amplia o arquivo em vez de restringir. A etiqueta precisa ter o nome exato.
O que acontece depois do pedido
- O pedido nasce como Pendente e passa para Processando quando o sistema começa a gerar o arquivo.
- Termina em Concluído ou Erro. Com o arquivo pronto, o estado vira Concluído. Se algo falha em qualquer etapa, vira Erro e o motivo não aparece para você.
- O download só vale para exportação Concluída. O arquivo é entregue por um link temporário, gerado quando você clica em Baixar arquivo.
- O arquivo fica 15 dias no painel. Depois disso, é preciso pedir a exportação de novo.
Todos veem todas as exportações
O painel mostra as exportações de toda a organização, não só as suas, com o e-mail de quem pediu. Qualquer pessoa que use a tela pode baixar o arquivo de outra. Tenha isso em mente ao exportar dados de contatos.
Situações e resultados
| Situação | Resultado |
|---|---|
| Você clica em Exportar dados com período ou filtro predefinido | A tela avisa que o processo de exportação foi iniciado e o pedido aparece no painel Exportações. |
| Você tenta exportar sem período nem filtro predefinido | A exportação não é feita: a tela mostra uma mensagem de erro. |
| Estado Pendente ou Processando | O arquivo ainda não está pronto. Clique em Atualizar mais tarde. |
| Estado Concluído | O botão Baixar arquivo entrega o CSV por um link temporário. |
| Estado Erro | A exportação não gerou arquivo e o motivo não é mostrado. Não há arquivo para baixar. |
| Passaram 15 dias | O arquivo deixa de estar disponível; é preciso pedir de novo. |
| Outra pessoa da organização pediu uma exportação | Ela aparece no seu painel, e você pode baixá-la se estiver Concluída. |
| Filtro predefinido ativo junto com período ou estado | Só o predefinido vale para o recorte; período e estado são ignorados. |
Significado dos termos
| Termo | Significa |
|---|---|
| Exportar dados | Botão que pede a exportação com os filtros ativos na tela. |
| Ver exportações | Botão que abre o painel Exportações. |
| Exportações | Painel com as exportações da organização, cada uma com nome do arquivo, quem pediu, data e estado. |
| CSV | Arquivo de tabela que abre em planilhas. |
| Pendente | Pedido registrado, ainda não começou a ser gerado. |
| Processando | O sistema está gerando o arquivo. |
| Concluído | O arquivo está pronto para baixar. |
| Erro | A geração falhou; não há arquivo. |
| Filtro predefinido | Recorte feito ao clicar num cartão de indicador, como Na fila ou Encerrados. |
| Atualizar | Botão do painel que recarrega a lista de exportações. |