El correo electrónico es un canal ampliamente utilizado y su uso es estratégico para el envío de campañas, ya que permite que tu empresa se comunique directamente con su público objetivo de forma personalizada. Con Zenvia Customer Cloud, es posible realizar envíos masivos de correo, crear y editar modelos de mensajes, todo de forma sencilla y adaptada a las necesidades e intereses de cada destinatario. 

Para enviar un mensaje por correo electrónico en Zenvia Customer Cloud, es necesario integrar y configurar el canal y registrar y configurar un dominio de correo electrónico. 

Después de estas configuraciones, accede a Envío de mensajes y selecciona el canal Correo electrónico. 

La construcción del envío de correos se compone de tres etapas, que detallaremos a continuación. 

• Crear el mensaje
• Configurar destinatarios
• Enviar el mensaje

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Crear el mensaje

1. Nombre del envío

Asigna un nombre que permita identificar fácilmente este mensaje.

2. Etiquetas

Selecciona una o más etiquetas para clasificar tu envío. Puedes crear nuevas etiquetas si es necesario.

3. Correo del remitente

Elige el correo electrónico del remitente que se mostrará al destinatario. Debe estar previamente registrado en Ajustes > Canales.

Si la dirección deseada no está disponible, agrega una nueva.

También puedes configurar una dirección de reenvío para recibir las respuestas de los contactos. Para ello, marca la casilla correspondiente e ingresa el correo electrónico que debe recibir las respuestas.

4. Cuerpo del mensaje

Define el contenido del mensaje utilizando modelos listos o modelos preconfigurados. Más detalles sobre estas opciones se explican en las siguientes secciones.

5. Asunto

Ingresa el asunto del correo electrónico. Es la principal información que el destinatario verá antes de abrir el mensaje, por lo que debe ser claro y atractivo.

6. Archivos adjuntos

Puedes añadir hasta 5 archivos, con un límite total de 30 MB.

Mismo archivo para todos los destinatarios:

1. Haz clic en Agregar archivo adjunto.

2. Ingresa la URL del archivo alojado en una ubicación pública (ej: Google Drive, Dropbox, servidor propio).

Ejemplo: https://ejemplo.com/carpeta/archivo.pdf

Archivos adjuntos personalizados por destinatario:

1. Haz clic en Agregar archivo con variable.

2. El sistema generará automáticamente una variable con el formato {{nombre_de_la_variable}}.

3. En la etapa de configuración de destinatarios, sube una planilla (CSV) con la correspondencia entre el correo electrónico y el enlace personalizado de cada archivo adjunto.

4. Durante la importación, realiza el mapeo de la variable para que se envíe el enlace correcto a cada contacto.

Asunto, cuerpo del mensaje y archivos adjuntos pueden contener variables en el formato {{variable}}.

Opciones de plantillas y construcción del mensaje

Puedes construir el cuerpo del mensaje utilizando:

• Constructor de correos electrónicos: Usa bloques de contenido listos que puedes arrastrar para construir visualmente el mensaje.
• Cuerpo de texto y HTML: Escribe directamente tu mensaje en texto plano o pega tu propio código HTML para tener control total sobre el formato y el diseño.

Plantillas listas

Puedes elegir entre seis plantillas visuales disponibles, optimizando el tiempo de creación. Todas ellas se pueden personalizar según el objetivo y la identidad de tu empresa.

Mis plantillas

Son plantillas guardadas en Configuraciones > Plantillas de mensajes > Correo electrónico, listas para reutilizar en otros envíos.

Para que estas plantillas aparezcan, el correo electrónico del remitente seleccionado debe tener plantillas vinculadas.

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Configurar destinatarios

En esta etapa, define los destinatarios de los mensajes. Puedes enviar a contactos de tu base, importarlos desde un archivo .csv o agregarlos manualmente.

Seleccionar desde la base de contactos

Para enviar a contactos de tu base, es necesario seleccionar la lista de contactos, contactos específicos o reglas de segmentación ya agregadas en la plataforma para recibir este envío. Luego:

1. Haz clic en Seleccionar desde la base;
2. Selecciona la lista de contactos, contactos específicos o reglas de segmentación y haz clic en Agregar;
3. Al finalizar, haz clic en  Continuar.

Los mensajes con variables requieren que los valores correspondientes estén registrados en el perfil de cada contacto.

Esto significa que, para cada contacto que reciba el mensaje, la variable debe tener un valor asignado en su ficha —de lo contrario, el envío puede fallar o la variable aparecerá en blanco. Más información en Cómo usar variables para enviar mensajes.

Importar archivo de contactos

Para enviar a contactos importados desde un archivo .csv, es necesario subir un archivo en formato .csv.

El archivo debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar en formato .csv con codificación UTF-8;
• Incluir las direcciones de correo electrónico obligatoriamente en la primera columna —siempre en la columna A de la hoja de cálculo;
• La primera fila del archivo debe ser el encabezado. Ingresa los nombres de las variables utilizadas en tu mensaje y usa coma (,) o punto y coma (;) para separar cada campo.
• Separar una dirección de correo electrónico por línea del archivo;
• Tener un tamaño máximo de 120 MB.

Con el archivo correctamente configurado:

1. Haz clic en Cargar archivo .csv;
2. Arrastra y suelta el archivo o haz clic en Seleccionar archivo;
3. El siguiente paso es asociar los campos variables con sus valores correspondientes, es decir, indicar qué representa cada campo de la tabla;
   • Si deseas revisar tu archivo y verificar si está listo para usarse, habilita la opción Analizar archivo .csv;
4. Al finalizar, haz clic en Continuar.

Agregar contactos manualmente

Para enviar a contactos agregados manualmente, debes ingresar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios separadas por punto y coma (;). Para ello:

1. Haz clic en Agregar contactos;
2. Ingresa las direcciones de correo en el formato nombre@proveedor.com;
3. Haz clic en Agregar para completar la acción;
4. Al finalizar, haz clic en Continuar.

El límite es de 400 direcciones de correo electrónico. Si superas esa cantidad, el envío debe realizarse mediante importación de archivo.

Esta opción no está disponible para mensajes que contienen variables, ya que los datos personalizados no pueden asociarse manualmente a los contactos ingresados.

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Enviar el mensaje

Después de finalizar la etapa de destinatarios, revisa el resumen del envío. En esta etapa, puedes previsualizar el mensaje, enviar un correo de prueba y debes seleccionar la forma de envío.

Enviar un correo de prueba

Envía un correo de prueba para saber cómo se verá tu envío en una bandeja de entrada antes de enviarlo a los clientes. Además de permitirte previsualizar el diseño del correo, enviar una versión de prueba es una oportunidad para revisar posibles errores de escritura, contenido y comprobar que los enlaces y botones funcionen correctamente.

⚠️ Atención: Antes de enviar la prueba, ten en cuenta que:

• Este es un servicio pago. Los mensajes de prueba enviados se cobran normalmente;
• Los archivos adjuntos no se incluyen en el correo de prueba, solo en el envío oficial;
• Los correos de prueba no aparecen en el informe de envío, es decir, ni el envío ni las acciones del contacto (clics, aperturas) son registradas.

Para enviar un correo de prueba, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Enviar correo de prueba;
2. Escribe la dirección de correo a la cual deseas enviar la prueba. Para enviar a varios correos, sepáralos con punto y coma ( ; ). Por ejemplo: ana@gmail.com; jose@outlook.com
3. Al finalizar, haz clic en Enviar.

Forma de envío

A continuación, debes elegir cuándo deseas enviar el mensaje. Para eso, haz clic en Enviar o programar.

Selecciona una de las opciones de envío para finalizar el proceso:

• Enviar ahora;
• Programar envío;
• Enviar en el mejor horario.

Si no deseas enviar los mensajes a todos los destinatarios de una vez, puedes dividir el envío en lotes.

💡 Consejo: Para garantizar una entrega eficiente y segura de tus mensajes, consulta las buenas prácticas para el envío de correos electrónicos.

Encolamiento de mensajes

El encolamiento de mensajes es un mecanismo utilizado para gestionar el envío y procesamiento de mensajes. Ocurre cuando el sistema coloca los mensajes en una fila, procesándolos por orden de llegada.

En general, es una forma de que el sistema maneje situaciones de sobrecarga, donde la cantidad de mensajes enviados es mayor a la que puede procesar simultáneamente. Este mecanismo ayuda a mantener el orden y la consistencia en el envío.

Cómo funciona

• Cola de mensajes: Los mensajes se organizan en una fila, esperando su turno para ser procesados.
• Procesamiento ordenado: Los mensajes se procesan secuencialmente, en el orden en que fueron recibidos.
• Ajustes de capacidad: En momentos de alta demanda, el sistema puede ajustar temporalmente su capacidad para procesar más rápidamente los mensajes encolados.

Qué hacer durante el encolamiento

Durante el encolamiento, puede haber una leve demora en el procesamiento de los mensajes. En ese caso, te pedimos que aguardes un poco más hasta que todos los mensajes sean enviados. El proceso sigue su curso de forma ordenada y los mensajes serán entregados tan pronto como sea posible.

¡Listo! Ahora ya sabes cómo crear y configurar un envío de correo electrónico en Zenvia Customer Cloud.